Che cos’è un processo
By
Giuseppe Monti
L’introduzione all’interno di un’organizzazione tradizionale di un concetto nuovo come la gestione per processi richiede di fare leva su cambiamenti strutturali e culturali.
L’approccio per processi non è certo facile perché si utilizzano risorse condivise, il processo è trasversale all’organizzazione e, quindi, più difficile da gestire e la gestione del team è più onerosa di quella del singolo.
Occorre una grande maturità per lavorare per processi. Gestire un’organizzazione tramite i processi, infatti, comporta molte differenze sostanziali rispetto alla gestione tradizionale.
La prima cosa da fare, ovviamente, è comprendere cosa è un processo. Nell’articolo che segue ve lo spiegherò.
Processo viene dal latino “processus” che letteralmente vuol dire “camminare in avanti”. Esistono moltissime definizioni di processo, e spesso la parola è utilizzata male.
Harrington (1991) definisce il processo: «Qualsiasi attività o gruppo di attività che ha un input, aggiunge valore all’input, e fornisce un output a un cliente interno o esterno. Il processo utilizza le risorse dell’organizzazione per fornire il risultato».
Rentzhog (1996) ha elaborato un’altra definizione, che non prende in considerazione l’aggiunta del valore, ma considera la ripetitività del processo: «Un processo è un’attività o una serie di attività collegate in maniera ordinata che trasforma un input in output con un flusso ripetitivo».
Rummler & Brache (1995) descrivono il lavorare con i processi come un modo di «gestire la parte bianca dell’organigramma». Quello che vogliono dire è che la natura orizzontale del processo si occupa delle interfacce delle diverse funzioni nell’organizzazione, dove, è ben noto, si annidano molti problemi.
In sintesi tutti gli autori che si occupano del processo definiscono il processo come avente le seguenti caratteristiche:
· Il processo ha un fornitore
Il fornitore dà al processo un input. L’input è un oggetto misurabile. Il fornitore può essere interno o esterno.
· Il processo ha un cliente
Il cliente richiede un output dal processo. Il cliente può essere interno od esterno.
· Il processo consiste in una o più attività
Le attività perfezionano l’oggetto in diversi modi fino al raggiungimento di risultati misurabili.
· Il processo è chiaramente definito
Il processo ha un inizio e una fine.
· Il processo è ripetitivo
Le attività di un processo sono eseguite nello stesso modo. La ripetitività non vuol dire che il processo non possa cambiare nel tempo.
· Il processo utilizza le risorse dell’organizzazione per trasformare l’oggetto in entrata in risultati.
Le risorse dell’organizzazione costituiscono il fattore chiave, che fa in modo da aggiungere valore alla trasformazione nel processo.
Ogni processo che avviene in una organizzazione dovrebbe avere le caratteristiche elencate. Se una di queste caratteristiche non è presente non si tratta di processo.
Giuseppe Monti